Ngopi Arsip #9, Bawaslu Jatim Tekankan Standar Ruang Arsip yang Aman dan Profesional

blitar.bawaslu.go.id — Bawaslu Provinsi Jawa Timur kembali menggelar kegiatan “Ngopi Arsip (Ngobrol Pintar Seputar Arsip)” #9 secara daring pada Selasa (28/4/2026). 

Kegiatan ini menghadirkan narasumber dari Bawaslu Kabupaten Trenggalek dan diikuti oleh jajaran pengelola arsip Bawaslu Kabupaten/Kota se-Jawa Timur, termasuk staf Sekretariat Bawaslu Kabupaten Blitar, Eko Setyorini dan Anggun Peni. 

Kegiatan yang bertujuan meningkatkan kapasitas pengelolaan arsip di lingkungan Bawaslu ini dibuka oleh pembawa acara Alaika Sa’dullah, dilanjutkan dengan pengantar dari Kepala Bagian Administrasi Bawaslu Jawa Timur, Lambok Wesly Simangunsong. 

Dalam sambutannya, Lambok menegaskan pentingnya pengelolaan arsip yang tertib dan sesuai standar di setiap satuan kerja. 

“Setiap satker memiliki kewajiban untuk mengelola arsipnya masing-masing secara baik dan sesuai ketentuan. Arsip bukan hanya dokumen, tetapi juga bentuk akuntabilitas lembaga,” tegas Lambok. 

Materi utama disampaikan oleh dua narasumber dari Bawaslu Kabupaten Trenggalek, yakni Yumeita Dwi Rahayu selaku Arsiparis dan Dian Dwi Hartanto selaku PIC Arsip, dengan mengusung tema “Standar Pemeliharaan Ruang Penyimpanan Arsip: Nyaman Tempatnya, Aman Berkasnya”. 

Dalam pemaparannya, Yumeita menjelaskan bahwa pengelolaan arsip harus berlandaskan pada regulasi yang berlaku, seperti Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Bawaslu RI Nomor 10 Tahun 2020, serta berbagai peraturan dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). 

Ia juga menekankan pembagian tanggung jawab antara arsip aktif yang dikelola unit pengolah dan arsip inaktif yang menjadi kewenangan unit kearsipan. Lebih lanjut, dijelaskan bahwa pengelolaan arsip aktif harus melalui tahapan penelitian, pencatatan, dan klasifikasi sebelum disimpan dalam filling cabinet dengan sistem yang teratur. 

“Penataan arsip harus memperhatikan sistem klasifikasi yang jelas, baik berdasarkan abjad, wilayah, subjek, maupun nomor, agar memudahkan temu kembali,” ujar Yumeita. 

Sementara itu, Dian Dwi Hartanto memaparkan pentingnya manajemen arsip inaktif yang efektif dan efisien, termasuk prosedur pemindahan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Ia juga menyoroti standar ruang penyimpanan yang harus memenuhi aspek teknis seperti daya dukung lantai, suhu dan kelembaban ruangan, hingga pencahayaan. 

“Ruang arsip yang ideal tidak hanya rapi, tetapi juga memenuhi standar keamanan dan keselamatan. Misalnya, suhu ruangan maksimal 27°C dan kelembaban tidak lebih dari 60 persen untuk menjaga kondisi arsip tetap optimal,” jelas Dian. 

Selain itu, aspek keamanan juga menjadi perhatian utama, mulai dari pencegahan kebakaran, pengendalian hama, hingga pembatasan akses masuk ke ruang arsip. Penggunaan sarana penyimpanan seperti rak metal anti karat dan boks berbahan kardus juga direkomendasikan guna menjaga kualitas arsip dalam jangka panjang. 

Melalui kegiatan ini, diharapkan seluruh jajaran Bawaslu Kabupaten/Kota, termasuk Bawaslu Kabupaten Blitar, dapat meningkatkan pemahaman dan implementasi pengelolaan arsip yang sesuai standar. Hal ini menjadi bagian penting dalam mendukung tertib administrasi dan akuntabilitas kelembagaan. 

Kegiatan “Ngopi Arsip” sendiri merupakan agenda rutin yang diselenggarakan oleh Bawaslu Jawa Timur sebagai wadah berbagi pengetahuan dan praktik baik dalam bidang kearsipan di lingkungan Bawaslu.*